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时间管理误区 —— 导致时间浪费的各种因素 53 时间误区分为两类： 外生误区：指由他人所引起的时间浪费因素； 内生误区：指由自己所引起的时间浪费因素。 54 最典型的时间使用误区： ①因欠缺计划而导致时间浪费； ②因不好意思拒绝他人付托而导致时间浪费； ③因拖延而导致时间浪费； ④因不速之客的干扰而导致时间浪费； ⑤因电话的干扰而导致时间浪费； ⑥因会议过多与过长而导致时间浪费； …… 55 时间管理法则 一、第一大法则：设立明确的目标。 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时 间内实现更多你想要实现的目标；把今年度 4 到 10 个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排 列重要性，然后依照目标设定一些详细的计划， 然后就是依照计划进行。 56 二、第二法则：列一张总清单。 把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割： 1 ．年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪 一些事情； 2 ．季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰 到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； 3 ． 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； 4 ．每天晚上把第二天要做的事情列出来。 57 三、第三法则： 20 ： 80 定律 “ 80 ： 20 ” 原理 —— “重要的少数与琐碎的多数”原理 即 80 ％的价值是来自 20 ％的因子，其余的 20 ％的 价值则来自 80 ％的因子。如 80 ％的销售额是源自 20 ％的顾客； 80 ％的电话都是来自 20 ％的发话人； 80 ％的外出吃饭都前往 20 ％的餐馆； 80 ％的讨论 都是出自 20 ％的讨论者； 80 ％的教师辅导时间都 被 20 ％的学生所占用。 58 紧急的事情、重要的事情， 到底应做哪些事情 ? 59 按事情的“重要程度”编排行事优先次序 第一优先：重要且紧迫的事； 第二优先：重要但不紧迫的事； 第三优先：紧迫但不重要的事。 第四优先：不紧迫也不重要的事。 60 成功者花最多时间在做最重要但不紧急的事情； 一般人都是做紧急但不重要的事； 要学会如何把重要的事情变得很紧急。 用 80% 的时间来做 20% 最重要的事情。紧急又重要的事情， 通常都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解 决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理、 你的工作并不理想。 61 62 “先做重要的事” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做 的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你 数星期后，史瓦寄了一张面额 25000 美元的支票给 钢铁公司总裁史瓦，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一 走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，井持续地做下 李爱菲，并附言她确已为他上了十分珍贵的一课。 去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着 个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥 史瓦的朋友事后曾问他，为何为那么简单的观念付 手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉 更多的事，我将支付给你合理的顾问费。” 了那么大的代价。史瓦的答复是：“那些观念基本 你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则 上不是简单的！”。经过李爱菲的指点后，他与他 坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那 么就是运用任何其它方法，你也同样无法完成它们。将上述的 的部属才开始养成“先做重要的事”的习惯。 一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时， 把它提供给你的部属采用。这个建议的试验时间的长短，由你 来定。试验后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票 63 寄给我”。 四、第四法则： 保证 “ 不被干扰 ” 时间 每天至少要有半小时到 1 小时的 “ 不被干扰 ” 时间。 假如能有一个小时完全不受任何人干扰，自己 关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做 一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵 过一天的工作效率，甚至有时候这一小时比三 天工作的效率还要好。 64 五．第五法则：同一类的事情最好一次把它做完。 假如你 在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考 , 用一段时 间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。 当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。 六．第六法则：做好 “ 时间日志 ” 。 花了多少时间在哪些事情， 把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时 间，吃早