公司文件和档案管理制度规范.docxVIP

文件和档案管理制度 1目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整和安全，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有文件和档案的收集管理。 3 责任 各部门文件档案由部门指定人员负责管理。 4 内容与要求 4.1 材料的收集管理 4.1.1 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理归档。 4.1.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集备案。 4.1.3 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4.2 归档范围 A 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 B 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 C 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等） D 政府、项目批文、合同； E 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； F 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸； G 公司各部门年度工作计划和总结； H 公司签定的各类合同、协议； I 公司有效证照、证件、印章； J 各类评价、检验报告； K 车辆、员工相关档案记录； L 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； M 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； N 公司获得的社会荣誉资料； O 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 P 其它有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 4.3 档案保管 4.3.1 各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 4.3.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。 4.3.3 档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4.3.4 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 4.3.5 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 4.3.6 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 4.3.7 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 4.4 档案借阅 4.4.1 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 4.4.2 借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4.4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 4.4.4 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 4.4.5 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 4.4.6 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 4.4.7 重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。 5 相关记录 《文件档案保管台账》 《文件档案销毁记录》