试题 文件收集与整理.ppt

负责会议材料的收集；小型专业会议或部门牵头召开的会议，由会议主办部门指定专人负责会议材料的收集；领导机构召开的例会，如党委会议、局长办公会议、校长办公会议等，所形成的会议材料，由会议记录人负责收集；参加上级机关（包括业务主管部门）召开的各种会议带回来的材料，其中与本单位工作活动有密切联系的部分，由与会人员集中后交本单位档案部门。 课件 （三）不断疏通账外文件收集渠道 立档单位档案室一方面要重视平时收集，经常深入各业务部门清查各类账外文件，了解各经办人员手中所掌握的文件材料，了解业务部门的活动情况及账外文件形成的原因，使整个收集工作心中有数，做到有的放矢，随时收集，及时归档，而不要等到年终再去查、找、对；另一方面档案室应做好档案信息开发利用工作，为领导和各职能部门提供方便，使之愿意把自己经办和工作中形成的账外文件交出来。 课件 （四）以必要可行的措施，控制账外文件的收集 可将部门和人员的岗位职责与年度考核、效能建设、奖惩措施挂钩；对外出公干人员，应规定必须先向档案部门移交带回的文件，后到财务部门报销费用开支；对调离人员，应规定必须先移交个人手头保存的文件，后到人事部门办理调动手续。 课件 三、“四个结合”收集法 一是全面动员与个别清收相结合。立档单位在年初或年终收集整理档案时，都分别在单位干部职工大会和办公会议上作清退文件的动员，要求各部门限期清退。每次动员后，档案人员要及时到各部门督促收集。对单位领导和因公外出人员存有的文件材料，则进行个别清收。 课件 二是一般要求和指名要求相结合。如遇有的部门因其他原因不能将文件材料清退尽的，由档案人员按收文簿逐文核对检查和回忆，一旦发现短少的文件，就具体指名催收。 三是发动员工主动清退和档案人员具体帮助相结合。在全面发动的同时，办公室组织档案人员到各部门逐个了解收集或清退文件的进度，及时发现和帮助解决工作中存在的问题。 课件 四是清退“账内文件”和收集“账外文件”相结合。“账外文件”因未作收发文登记，所以收集比较困难。可发动有关部门的人员以普查和回忆的方式，理线索，跟踪追迹。对某些无“账”可查的会议文件及重要的专题材料，进行逐年、逐季或逐月回忆，开了哪些会，谁参加，再找组织会议的部门和人员要文件，文件不齐的，尽可能补充配套。 课件 四、“把关收集法” 第一关：收文发文关。收发文要尽快登记，避免漏登。收集时，应与收发文登记簿核对，凡登记在册尤其是应收集归档的，一件也不能少，如发现缺少，要查明原因，及时收回或设法予以补救。 第二关：工作计划关。收集人员要了解本单位及各部门年度工作计划，弄清一年内要完成哪些工作任务，有计划地查询、催收文件材料。 课件 第三关：盖章用印关。凡加盖单位公章的文件都要留足归档份数，以免事后收集。 第四关：内部文件关。了解本单位内部文件的形成者和种类，适时进行收集。 第五关：外出人员关。通过相关制度和控制措施，及时收集外出人员带回的文件材料。 第六关：临时活动关。掌握本单位临时性大型活动，主动收集文件材料。 课件 第三节 文件收集要求 一、要完整地收集文件材料 （一）要注意收集范围的完整性 收集文件材料时，应当把本单位所有的部门和可能形成或存留文件的个人纳入收集范围，列为收集对象，以整个单位为收集圈的外延，进行全方位立体式收集，不留盲区和死角，最大限度地收齐本单位在一定时期内形成的全部文件材料。为此，档案人员应当做到： 课件 1．全面了解本单位的基本职能和内部各机构的职责，从总体上把握单位与部门开展职能活动的规律、特点以及文件材料在形成、分散、流动、管理和使用等方面的信息；根据所了解、所把握的情况，对每个部门及有关人员形成的、应收集的文件材料的范围、种类、数量等作出规定，并以制度的形式予以确认实施。 课件 2．把文件材料的形成、积累、整理纳入各部门的具体职责和工作人员岗位责任制，并对部门文件材料的形成与积累进行必要的指导，把完整地收集文件材料落到实处。 （二）要注意单项活动形成的文件材料的完整性 对每一项具体的活动所形成的文件材料，要逐份收集，避免缺漏，以求达到整个活动形成的文件材料的齐全完整。 课件 例如，某次会议形成18份文件材料，会议结束后收集了18份，那么这次会议的文件材料就收集得很完整。为此，可以依据系统论的原理开展文件材料的收集工作： 1．同一问题的文件材料，可以从提出问题、处理问题、解决问题的角度逐一收集。 2．同一会议的文件材料，可以根据会议议程表或文件清单逐一