课件：电子邮件礼仪培训课件.ppt

电子邮件礼仪 East_wang * * 目录 一 二 三 四 五 电子邮件沟通的重要性 养成使用电子邮箱的习惯 电子邮件基本使用原则 需要发送邮件的情况 邮件格式与回复技巧 六 注意事项 * * 一、电子邮件沟通的重要性 电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式，规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重，也体现自身的职业素养，从认真拟定标题、规范邮件正文和及时准确回复邮件开始，让每一封邮件成为我们素质提升的体现！ * * * * 你属于哪类人 80%的外企职场人 70%的职场人 30%的职场人 对邮件的重视度 每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 二、养成使用电子邮箱的习惯 * * 基本原则——面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”； 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成； 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能； 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。 三、电子邮件基本使用原则 * * 通知 部门之间事务往来 正式的工作报告 与客户间的信息传递 没有交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 四、需要发送邮件的情况 * * 邮件标题 称呼语与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送 五、邮件格式与回复技巧 * * 邮件标题 不要空标题 1 标题要简洁 2 标题要真实反映邮件的重要性 3 一封信一个主题，不可大杂烩 4 一封信一个主题，不可大杂烩 4 回复邮件时要更改标题 5 不要随便用紧急标示 6 标题千万不要出现错别字 7 * * 1、 Email开头最好要有问候语 。 （1）英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。如果收件人有职务，应按职务尊称；如果不清楚职务，通常按性别尊称“先生、女士”；直呼收件人全名是不礼貌的。 （2）结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，”祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （3）俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。 称呼语与问候 * * * * 2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 （1） 邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 （2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 （3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 （4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。 称呼语与问候 * * 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。 正文 * * 1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用； 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。 附件 * * 公司的邮件签名必须采用统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或 英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。 1、签名档显示公司品牌形象 2、签名档所含信息 3、签名字体规格 结尾签名 签名档可包括姓名、部门、公司