数据使用习惯.pptx

Excel使用的良好习惯 ----数据处理规范性 1、内部统一的标准化设计： 统一工作薄中相同数据的名称、编码、以及需要引用的公用内容。 对于像公司名称或者人名等公用信息不要使用简写、别称，以便使用函数查找、引用并有利于使用替换等工具。对于工作中不同部门协同的项目或者共同使用的名称也应该统一名称或者采用统一的标准，方便数据在系统内的传递以及共同使用。 如果使用过vlookup等查找函数函数就可体会到这个习惯的必要性。 2、排版的规范化设置： 输入字符时不要在字符串内、前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。 尽量不使用合并单元格功能（可使用跨列对齐来居中），以便填充公式、排序、筛选。 排版时使用顶端标题行、标题列功能。 数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。数字使用千位分隔符。 学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。 3、键盘功能快捷键使用 工作簿内工作表较多时，使用建立目录的工具或者工作表标签的快捷菜单（通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。），快速选取工作表。 经常使用快捷键，提高工作效率。 4、函数使用 要进行乘除等运算时，要养成在公式的最外层使用round函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。 计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。 对于有些需要查找的函数，为了防止在输入时的不规范性，对于需要查找的数据应去除其空格，如使用trim函数。 养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。 5、多人协作时需要适当的分工权限 当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。 6、数据勾稽的检查 对于一个工作薄中有多张工作表，期间的数据有比较严密的勾稽关系，应在一张工作表中反映这些勾稽关系，并且应够校验出表间的关系是否正确。 7、养成经常思考的习惯 对于简单的、重复性的、机械性质的劳动应该思考有无改进的可能性，对于一些自己无法解决的应该去论坛上面开设讨论帖，或者查找以前类似问题的处理，如可以利用宏能够处理的重复性劳动，应该学习初步的录制宏的功能，方便工作、提高效率。 8、提高工作簿打开速度 工作表中的格式过于复杂（如多种字体，多种颜色，条件格式等等） 图片或者其他绘图图形较多，或者图片选择了不恰当的格式 公式和名称较多或者公式，名称，数据透视表等所引用的单元格范围过大 外部链接（特别是死链接）的影响 8、提高工作簿打开速度 页面设置对打开速度的影响 有时候在打开一个只是有1m多的文件时总是很慢,百思不得其解,于是对于上述的个个原因进行分析,最后测试中发现,上述的几个原因是对打开速度的影响并不是很大,只是有些影响,他们对文件的体积影响比较大,而页面设置的【分页预览】状态下，打开的速度很慢，因为在视图中需要对分页符，以及页面状态进行设置，所以会很慢。 加快打开速度的方法为，如果文档不需要打印，就不要对其进行分页预览，因为该设置会在打开时占用太多的资源，致使打开速度下降，而采用普通视图状态，其速度会很快。 8、提高工作簿打开速度 自动重算，自动保存选项的考量。这两个选项在一定程度上给我们的工作带来了便利。但在有些时候（例如是公式比较多的时候），特别是自动重算，可能导致运行速度变慢。前面提到：自动保存选项也是可能导致文件增大的一个因素。有选择性地在操作一些文件时关闭这两个选项，可能会对运行速度有帮助。