技术档 案控制管理程序.doc

XXXXXXXXXXXXXXXXX公司管理标准 XXB （试用版） 技术档案控制管理程序 2011年 月 日 发布 2012年 月 日 实施 XXXXXXX发布 1、目的 为建立、健全公司技术档案工作，完整的保存和科学地管理技术档案，充分的发挥技术档案在公司建设及发展中的作用，更好的为公司生产、技术部门服务。特制定本管理制度。 2、适用范围 2.1本公司各技术部门在技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸（如施工图、安装图、工艺流程图等）、图表、文字材料照片等技术资料。 2.2外来、外购的设备、仪器、标准及引进国外设备的图纸及其附件（随机资料、图书、光盘等）以及新购仪器、设备的随机入厂图纸、使用说明书、电气线路图、原理图、出厂合格证书等等纸质或电子载体的管理。 3、职责及权限 3.1公司各技术职能部门要把技术档案工作纳入本部门的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档，以保证公司技术档案管理工作的顺利进行。 3.2公司总工办设置档案室，并配置专职人员管理。档案室在总工办主任的直接领导下，集中统一管理全公司生产、开发、质量、设备、基建等技术资料。建立、健全技术档案工作，达到公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 3.3档案室的任务：⑴集中统一科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用，因工作失职造成的技术档案原件遗失、缺漏、污损至无法使用，借出无法收回等，管理人员应负主要责任；⑵协助各部门或技术人员做好技术资料的形成积累和正确地整理归档工作；⑶承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档工作，提供技术资料为全公司有关单位和人员服务。 3.4档案管理人员的职责：⑴认真贯彻技术档案工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作的完成。积极主动的为生产、开发提供技术资料；⑵科学地管理技术档案，承办技术资料的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作；⑶遵守公司保密制度，做好安全工作；⑷严格执行公司保管、借阅、发放制度；⑸对破损、变质的资料，要及时修补和提出复制。 4、过程的输入和输出 4.1输入： 4.1.1ISO/9001:2008质量管理体系要求； 4.1.2公司和顾客对文件控制的要求（包括对图纸/样件、技术协议、检验标准、工程规范等技术文件的要求； 4.1.3国家档案法、保密法对文件管理的规定。 4.2输出 4.2.1经评审、审查、批准且受控的有效文件/记录； 4.2.2文件/资料最新有效版本、文件的更改和现行修订状态清单、表单总览表； 4.2.3与文件发放、更改、回收保密、销毁有关的记录。 5.工作程序和内容 （见下页） 工作流程 责任部门 （岗位） 工作内容/要求 表单/记录 技术文件归档范围与期限技术文件档案的形成技术文件的归档A 技术档案的保密 技术文件归档范围与期限 技术文件档案的形成 技术文件的归档 A 技术档案的保密 经办、接触档案的相关部门 总工办、产品企划部、设计部、研发部、工程部、制造部 总工办、产品企划部、设计部、研发部、工程部、制造部、档案室 5.1技术档案的保密 5.1.1技术档案的保密：⑴全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅保密档案和重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等）不允许带出公司，不准私自涂改、加注、勾画、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应由相应部门主管批准后方可借阅（如装置流程、总装、设备一览表、计算书）。⑵?技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。⑶未经允许，不得随意翻阅技术档案。5.2 5.2.1详见附表1、附表5。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长；因破损或变质的档案，复制后原档案保管期限6个月。因修改内容而变更的技术档案，原档案报废，保管期限1年。 5.3技术资料档案的形成 5.3.1由各技术部门负责图样与技术资料的绘制和相关技术资料的编制工作。每一个技术项目完成或告一段落后都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将形成的技术文件资料加以系统的整理，由各形成部门的部门主管审查后及时移交档案室归档。5.4技术文件归 5.4 各技术部门或人员在移交技术档案或技术 附表1《企业技术文件归档基本范围与保管期限参考表》、 附表3《成都易