公文制作-公文的意义.ppt

公文製作－公文的意義 ?公文程式條例第1條： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本 條例之規定辦理。 公文製作－公文類別 　?公文程式條例第2條：令、呈咨、函、 　　公告、其他公文。 　?其他公文如書函、開會通知、公務電 話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋 函或便箋、證書或執照等。 公文製作－簽稿之性質 公文製作－簽之撰擬 ?擬辦方式： ?先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定 案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬 辦」3段式辦理。 ?簽稿併陳：需限時辦發不及先行請示之案件。需視情 形使用簽，如案情簡單，可使用便條紙， 不分段以條列式簽擬。 ?以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿。 ?存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。 數字用法舉例一覽表 數字用法舉例一覽表 數字用法舉例一覽表 製作第一份公文 ?用電腦繕打公文的操作程序如下： 開啟新檔→輸入速別、密等、發文字號(→設定附件)→編輯本文區→編輯正副本→編輯署名、會稿單位及分層負責→存檔→列印→送陳核 開啟新檔 ?步驟1： 點選開啟新檔下的開啟範本，出現範本檔選取盒。範本檔可分目錄，不同類別的樣式可置入不同的範本檔目錄中。點選「93公文橫書範本」即可看到橫書公文範本檔。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟2：將游標移至欲選取的範本檔： ?快速點兩下或點選[確定]鍵，此樣式檔即載入至螢幕上。 ?其發文機關、聯絡方式、地址因已與使用者資料庫連結，故可帶出資訊。 ?您可以開始編輯一份函稿內容了! 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟3 下拉式欄位 ?輸入密等及解密條件或保存期限內容：系統預設會自動帶「普通」，若要修改設定值，將滑鼠游標指向「密等」右方的↓，按滑鼠左鍵出現對應下拉式選單內容，選取完畢後按[確定]，回至編輯畫面，內容會載入至欄位，「解密條件或保密期限」操作方式如「密等」 ※注意：「密等」若為「密」以上等級時，必須要輸入「解密條件或保密期限」，否則系統會提出警訊息。(機密文件請親送並定期檢討密等) ?輸入速別內容：「速別」操作方式如上述「密等」方式。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟4 輸入發文字號： ?滑鼠移至「發文字號」處，按滑鼠左鍵出現對應的選單內容。分別輸入字(註：發文字部分若是先有在「使用者註冊網頁」輸入內容，此時即可用點選方式輸入)、文號及支號，若無支號可不輸入，系統會自動帶出該年年度。輸入完畢，點選[確定]。 ?注意：若文號不足7碼時(如123)，只需輸入123即可。當文號不足7碼，系統會出現訊息，告知系統將自動補0，使文號塞滿為7碼。呈現出的文號為〝東老秘字第0960000123號〞。 ?繕打函稿時如不知發文字號，建議仍先輸入“字” 、“稿署名” 、“署名” 。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟5 設定附件 ?欄位定義：儘量不要寫“如文” 附件：有關附件的文字敘述。 附件檔名：可攜帶附件電子檔，如Word、Excel等檔案。此功能就類似Outlook的「設定附件」一樣。 ?操作步驟：假設此公文有一附件(測試公文附件.doc)，設 　　　　　　定步驟如下： 　　步驟1：點選附件檔案，再點選[新增一筆]。 　　步驟2：找出欲載入的附件檔→[開啟] 。 　　步驟3：附件即帶入畫面，檔案註記的部分可再行做填寫。 　　步驟4：離開後，回到編輯畫面，附件檔名欄位會出現剛 才設定的附件檔。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟5 設定附件 ?還有第二筆附件要繼續新增，重複步驟1.2的動作；若附件設定完畢，就點[確定]離開。 ?注意：附件檔案總大小不可超過1024KB，否則將不能進行電子交換。若超過1024KB時，系統會提警告訊息。 ?紙本附件附簽大小以A4為原則。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟7 設定檔號及保存年限 ?依據「內政部各老人之家及老人養護中心檔案分類及保存年限區分表」輸入檔號及保存年限，檔號包含年度號.分類號.案次號.卷次號.目次號，案次號.卷次號.目次號可不輸入。 ?可將常用之檔號利用工具建檔（增刪修改），建檔完成後點選常用分類案號套入檔號。 筆硯公文製作－「93函」 ?步驟8 設定 擬辦方式 ?請務必點選此份公文之擬辦方式。 ?擬辦方式共有下列幾種可點選： 1.先簽後稿 (歸檔順序：稿→簽→來函 ) 2.簽稿並陳 (歸檔順序：簽→稿→來函 ) 3.以稿帶簽 (歸檔順序：稿→來函 ) 4.創 5.創 先簽後稿 6.創 簽稿並陳