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关于哈尔滨市江苏商会筹备成立大会方案
关于哈尔滨市江苏商会筹备成立大会方案
会议时间:暂定2016年9月23日(周五)
会议地点:暂定。建议会议用餐一体化,严总候选。
参会人员:
黑龙江省领导 4人
哈尔滨市领导 4人
江苏省市领导 2人
特邀嘉宾 10人
商会会员 50人
新闻媒体 10人
工作人员 10人
会议议程
1、由筹备组负责人做筹备成立协会的工作报告;
2、市民间组织管理局领导宣读批准文件;
3、全体会员通过章程草案正式生效;
4、会员代表大会选举产生商会会长、副会长、秘书长;
5、新当选会长表态发言,做下一步协会工作计划安排;
6、授牌仪式:①会长单位 ②名誉会长单位 ③副会长单位④常务副会长单位
7、到会领导或兄弟协会祝贺发言或讲话。
例:黑龙江领导代表发言;江苏领导代表发言;兄弟协会代表发言
五、会议相关事宜
(一)、成立会务组:
组别
成员
主要职责
备注
总指挥
监督各组工作情况
协调、了解、督促各组工作情况,确保大会顺利进行
迎宾组
(礼仪组)
组长:
组员:
负责导引嘉宾入场(引位)、入口礼仪工作、授牌等工作。
请注意授牌时间,主讲嘉宾上场时台下等候,要求服装整齐一致。
主持组
会议主持工作(包括会前暖场、正式会议开始的主持工作),负责整个会议的节奏控制、气氛调整等。
主持词提前写好,做最充分的准备,要求服装正式得体大方。
物资组
组长:
成员:
礼品,会刊及授予牌,会议所需一切物资
水、茶点
影音组
组长:
成员:
负责会议现场话筒、音乐、幻灯的调试和播放,会议灯光的配合,现场照片拍摄和会议摄像等工作。
提前准备好要播放的所有材料,准确及时的做好播放工作,照片拍摄后配合专业组人员及时制作软文等宣传资料及备档。
节目组
组长:
成员:
负责节目的收集和次序的编排,以及会议进行中的催场工作。
保证节目演出的流畅。
公关组
(外事组)
组长:
成员:
会议场地的落实和报备工作,外请领导的接待工作。
保证会议准时安全合格的进行。
文案组
组长:
成员:
负责会议中所需文字材料
省市领导发言稿,会长工作计划发言稿,兄弟单位代表发言稿等
(二)、会议流程时间表
时???间
事???项
内 容
23?日上午
进场布置?
对全部布置工作进行检查,全部设备资料进行核查,相关工作人员、服务人员到位,检查灯光音响?
15:00前
准备就绪
场??内:播放多媒体短片
15:10—15:40
签到
在宴会厅入口一侧,会员签到处--会员签到通道,可给予不同礼品及物品,利用短暂的签到时间,体现商会方的细致与周到。?
嘉宾签到处--嘉宾签到专用,可有针对性的发放相关宣传品及礼品。?
媒体签到处--媒体由商会负责邀请,可有针对性的发放礼品?。
15:40—15:50
迎宾礼仪?
在楼梯口、电梯口、及酒店大堂等处分别安排礼仪小姐进行引导,并在关键路口安排引导牌做以指示,为到场人员打造一个完善的入场通道。
?15:50—16:00
会议开始
主持登场
短片停止播放1、宣布会议开始2、主持人介介绍到场领导及嘉宾
16:00—16:10
筹备成立 工作汇报
有筹备组代表作筹备成立协会的工作报告
16:10—16:15
宣读批文
市民间组织管理局领导宣读批准文件
16:15—16:25
章程通过?
全体会员通过章程草案,正式生效
16:25—16:35
选举
选举会长;选举副会长;选举秘书长
16:35—16:45
会长发言
新当选会长表态发言,做下一步商会工作计划安排
16:45-16:55
授牌
礼仪人员协助相关服务1、会长单位2、名誉会长单位 3、副会长单位4、常务副会长单位
16:55-17:10
领导发言
背景音乐烘托现场气氛 1、黑龙江领导代表发言;2、江苏领导代表发言;3、兄弟协会代表发言
17:10-17:15
结束
主持人做结束寄语,然后宣布会议结束,请嘉宾开始用餐,并说明会有精彩演出。
?演出方案说明:?
因此次活动比较严肃、正式,且与会嘉宾层次地位较高,故不能以通俗吵闹的晚会形式演出,建议做成一场小型室内音乐会,既不会影响嘉宾就餐期间的交谈与讨论,也不会降低此次活动的格调。??
???演出方案一?:古筝独奏,演奏高雅的古典音乐?。
演出方案二?:歌唱组合,演奏中国民族名曲或积极向上的动感曲目。(提前拟定曲目单)?????
演出方案三 ?:著名电提琴三人组,用火爆热烈的音乐气氛推向高潮?。
(三)、会议分工明细
序号
内容
负责人
参加人
备注
一、会议筹备
会议通知
省市政府领导沟通
9月20日前完成,与领导确定会议日期及地点
江苏领导沟通
9月20日前完成
会员通知
随时邀约,9月20日确定正式邀请函
新闻媒体
根据需要人员人数,确定跟进邀请名单及各自分工
会议资料
会刊
会前半个月:确定杂志情况
签到表制作
会前一周内(会前一个星
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