上海交大院（系）档案工作手册-上海交通大学档案馆.docVIP

上海交通大学 档案年度归档工作指南 学院（系）部分 上海交通大学档案馆编 二〇〇九年十二月 前 言 根据2009年4月13日校长办公会议通过的《上海交通大学档案工作岗位职责规范》（沪交内（档）[2009]10号）以及《上海交通大学档案工作业务建设规范》（沪交档翁字（97）第196号）、《上海交通大学科学技术研究项目文件材料接收归档管理办法》（沪交内（档）[2006] 7号）等文件的要求，结合院（系）档案工作的实际情况，特制定《上海交通大学院（系）档案工作指南》，请各院（系）参照执行。 教育技术中心、分析测试中心、工程训练中心、Med-X研究院、系统生物医学研究院、微纳科学技术研究院、Bio-X生命科学研究中心、海洋水下工程科学研究院、人文艺术研究院、高等教育研究院等从事科研、教学的直属单位原则上可参照本工作指南开展年度归档工作。 目 录 院（系）档案工作岗位职责 一．院（系）档案工作分管领导岗位职责………………………4 二．主管科研的院（系）领导档案工作岗位职责………………5 三．主管教学的院（系）领导档案工作岗位职责………………5 四．院（系）兼职档案人员岗位职责……………………………6 院（系）档案工作奖惩办法………………………………………7 院（系）年度归档主要范围 一．院（系）党政档案年度归档主要范围………………………8 二．院（系）科研档案年度归档主要范围………………………9 三．院（系）教学档案年度归档主要范围………………………10 院（系）档案工作岗位职责 各院（系）要明确一位院（系）领导分管档案工作，其他院（系）领导要协助分管领导切实做好科研、教学等方面的档案工作。 一．院（系）档案工作分管领导岗位职责 1．贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本院（系）档案管理行为，教育本院（系）教职员工不断增强档案意识，提高档案工作水平； 2．加强对本院（系）档案工作的领导，把档案工作纳入科研、教学等分管领导的岗位职责； 3．加强对本院（系）网上档案信息利用的安全监督，提高本院（系）兼职档案人员的档案工作安全保密意识； 4．主管本院（系）党政档案工作 （1）建立健全把党政档案工作纳入党政管理的规章制度，把党政档案工作纳入本院（系）党政办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容； （2）保障兼职档案人员完成年度档案工作所必需的工作时间和条件，支持兼职档案人员参加档案业务学习和岗位技能培训； （3）督促本院（系）党政办公室及其兼职档案人员按照凭证性材料以纸质文件与电子文件同步配套归档，参考性材料以电子文件归档为主的工作要求，在次学年6月底前完成归档工作，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性； （4）负责年度归档文件开放鉴定和归档案卷质量的审核。 二．主管科研的院（系）领导档案工作岗位职责 1．建立健全把科研档案工作纳入科研管理的规章制度，把科研档案工作纳入本院（系）科研办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容； 2．宣传教育科研教师做好科研项目文件材料的积累工作并及时向本院（系）科研办移交，不断增强科研教师的档案意识，加大知识产权保护力度。督促本院（系）科研办及其兼职档案人员在项目课题组鉴定（验收）或结题后二个月内完成科研项目文件材料向学校档案部门移交归档； 3．切实加强对科研档案工作的领导，定期检查本院（系）重大科研项目和国防军工项目课题组文件材料的安全保密和项目文件材料立卷保管情况，并针对问题及时提出整改措施，确保项目研究的保密安全和归档文件材料的完整性、准确性和系统性。 三．主管教学的院（系）领导档案工作岗位职责 1．建立健全把教学档案工作纳入教学管理的规章制度，把教学档案工作纳入本院（系）教务办公室及相关人员（即兼职档案人员）的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容； 2．不断加强任课教师和教务部门干部职工的档案意识，认真做好教学管理的档案工作，并督促本院（系）教务部门“在次学年寒假前”将应归档的文件材料向学校教学主管部门或档案部门归档； 3．定期检查本院（系）教学管理等方面文件材料管理情况，并针对问题及时提出整改措施，确保年度归档文件材料的完整性、准确性和系统性。 四．院（系）兼职档案人员岗位职责 1．认真学习执行国家及学校的档案法规、政策及规章，积极参加档案理论知识学习和岗位技能培训； 2．按照国家和学校有关归档工作的要求，负责各自承担的相关档案文件材料的收集积累、整理立卷和归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性； （1）院（系）党政办公室及其兼职档案员负责党政文件材料的立卷、归档工作，其中凭证性材料以纸质文件与电子文件配套归档，参考性材料