公司办公用品管理办法制度.doc

办公用品管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 目的 为加强河北大唐鼎旺实业集团有限公司（以下简称集团）办公用品、用具、设备、设施的管理，规范流程，节约成本，特制订本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于集团办公用品的管理。涉及办公用品的申请、采购、入库、保管、发放、使用、维修、报废、盘存、交接程序等。 第三条 管理原则 一、集中管理原则； 二、程序化原则； 三、权责分明原则。 第二章 办公用品的管理 第四条 管理部门 一、行政事务部是集团办公用品的管理部门； 二、所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。 第五条 管理人员 一、行政事务部负责集团办公用品管理的专员为办公用品管理员（以下简称管理员），具体负责集团董事会办公室、各中心（以下简称各部门）办公用品的盘存、支领、询价、采购、验收、入库、保管、发放、维修、报废、移交等工作； 二、各使用部门必须设置办公用品专管人员（以下简称专管员），负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、核查、维修申请、报废申请、月度消耗汇总等工作，积极配合行政事务部做好办公用品管理的工作； 三、员工在使用办公用品的同时也负有保管、节约的责任； 四、总裁、分管副总裁、行政管理中心主任及行政事务部经理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。 第六条 办公用品分类 办公用品按其使用性质分为办公耗材、办公用具、办公设备、办公家具四种。（附件1） 第七条 管理流程 一、盘存 （一）盘存时间，管理员于每月五日至十日对集团库存办公用品进行月度盘存，并填写《办公用品月度盘存表》（附件2）； （二）盘存意义 1. 为做出较为精确的采购提供库存依据； 2. 以此减少在保证正常使用条件下的库存数量，降低资金占用。 （三）盘存要求 检查办公用品的库存情况，必须做到准确无误。 （四）盘存人员组成 由两人以上（管理员及由行政事务部指定的盘存人员）人员共同完成盘存并签字； （五）盘存责任 库存数量出现亏空的时，由管理员负责亏空物品的赔偿。 二、申请 （一）申请原则 各部门办公用品专管员要严格依据本部门办公用品使用现状做及本月预算做出申请； （二）申请时间 各部门自每月十五日起三个工作日内向行政事务部提交本部门下月度欲支领物品的申请。逾期未申报的部门行政事务部将视为其无办公用品需求； （三）申请操作 申请要正确填写《办公用品（办公耗材、办公用具）申请单》（附件3）、《办公用品（办公设备、办公家具）申请单》（附件4）（以下简称申请单）； （四）申请责任 使用部门必须参照本部门办公用品上一月度实际使用及支领情况，认真填报本月度申请。对不负责任地扩大申请数量，造成库存积压的予以处罚。实际支领低于申请80﹪的（按金额核算），按积压物品金额的30﹪对使用部门予以处罚。（支领要按本办法“支领原则”规定执行） 三、审批 （一）审批 各部门将申请单递交行政事务部，行政事务部在两个工作日内复核汇总后，编制《办公用品采购计划单》（附件5），报具有审批权限的负责人审批（审批人是办公管理费用控制的负责人；其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任）； （二）审批权限 根据不同的职级划分办公用品的审批权限，并逐级审批。 1. 行政事务部经理负责2000元以下办公用品采购计划的审批； 2. 行政管理中心主任负责2001元--5000元办公用品采购计划的审批； 3. 集团主管副总裁负责5001元—10000元办公用品采购计划的审批； 4. 集团总裁负责10001元以上办公用品采购计划的审批。 （三）审批时限 行政事务部负责在两个工作日内催办上述审批人的审批工作。 四、询价 对办公用品每月进行一次以上的价格、质量比较，保证对三家以上供应商进行对比。 五、采购 （一） 采购原则 1. 在询价的基础上，以“质优价低”为采购原则； 2. 以能开具正式发票的供应商为最佳选择； 3. 采购人员与保管人员不能由同一人担任； 4. 采购前要注意保持合理库存； 5. 严禁弄虚作假、营私舞弊。 （二）采购管理 1. 采购档案 管理员必须做好供应商建档工作，编制常用办公用品的价格表； 2. 采购比价 把握办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能降低办公用品的采购价格。 （三）采购时限 行政事务部根据已审批的《办公用品采购计划单》支款后，在三个工作日内完成采购。 （四）其它规定 1. 临时急需的办公用品，且库存暂无存备的，由需求部门负责人提出申请后，经有审批权限的领导批准后方可购置。 2. 大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定，根据集团相关领导指示执行，且应有两人以上进行采购。 六、入库 办公用品采购完成后，由行政事务部办公用品管理员验收、入库填写《办公用品入库单》（附件6），并建立《办公用品台账》（附件7）。 七