新编秘书实训课件第2版模块8档案管理训练(2405KB).pptVIP

模块八　档案管理训练 确定全宗及立档单位 文件归档 档案整理 故事-启迪 故事：　　　　东方明珠鲜为人知的故事 气象档案孕育了璀璨的明珠 上海东方明珠广播电视塔座落于上海黄浦江畔、浦东陆家嘴嘴尖，以其468米的绝对高度成为亚洲第二（第一是广州塔）、世界第三之高塔。东方明珠塔卓然秀立于陆家嘴地区现代化建筑楼群，与隔江的外滩万国建筑博览群交相辉映，展现了国际大都市的壮观景色。 上海东方明珠电视塔由塔座、3根直径为9米的的擎天大柱、下球体、中球体和太空舱组成，与毗邻的上海国际会议中心的两个巨大球体构成了“大珠小珠落玉盘”的意境。“下球体”直径为50米，安装在擎天柱的68米至118米之间；“中球体”直径为45米，安装在250米和295米之间；而“上球体”即太空舱置于335到至349米的高处，直径为14米，上海东方明珠的整个结构浑然一体，既雄伟又壮美 上海东方明珠塔集观光餐饮、购物娱乐、浦江游览、会务会展、历史陈列、旅行代理等服务功能于一身，成为上海标志性建筑和旅游热点之一。东方明珠塔餐厅1500平方米，可容纳350位来宾用餐。餐厅同时提供多款豪华套餐和中西结合自助餐，百余种美味佳肴不间断供应，让游客美食与美景共享。东方明珠塔各观光层柜台里1000多款造型独特、制作精美的各式旅游纪念品琳琅满目，令人目不暇接、留连忘返。东方明珠塔每年接待来自于五洲四海中外宾客 280 多万人次，是集观光、餐饮、购物、娱乐、游船、会展、历史陈列、广播电视发射等多功能于一体的综合性旅游文化景点。东方明珠塔业已成为上海的标志性建筑，荣列上海十大新景观之一。作为全国旅游热点之一，东方明珠塔又以其优质服务，被国家旅游局评为全国首批 AAAAA 级旅游景点。 上海东方明珠广播电视塔于1991年7月30日动工，1994年10月1日竣工。在设计建造上海东方明珠广播电视塔的过程中，为确定它的选址方案和地面设计风速，上海气象档案馆发挥了重要作用。首先，根据气象档案记载，1951-1990年陆家嘴浦东川沙境内方圆5KM范围内40年没有出现过龙卷风，而且随着城市化发展，浦东地区龙卷风的影响还将有所减弱。因此，陆家嘴成了东方明珠理想的建址。其次，据有关气象档案统计，测算出陆家嘴边界内不同高度的30年、50年、100年、500年一遇的风速，并查证了1400-1990年期间的上海大风灾害档案资料，最后上海气象档案馆建议“东方明珠”采取百年一遇的33.3米/秒风速为地面设计风速，它大于历史极大值仅0.2米/秒，既安全又不浪费。 启迪： 秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。?明内阁大学士邱濬说档案的作用：“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。 档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。 档案是生产建设的参考依据。档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。　　 第一部分　知识点介绍 知识结构图 模块八　档案管理训练 秘书管理档案与文件的技能训练 文件归档 确定全宗及立档单位 档案整理 归档范围 归档要求 归档程序 文件归档目录 确立全宗的条件 全宗内常用的分类方法 卷内文件的整理 全宗内常用的分类方法 全宗内常用的分类方法 全宗内常用的分类方法 立卷 一、文件归档 文件归档流程图 模块八　档案管理训练 一、文件归档 （一）归档范围 1．归档的文件材料 （1）上级单位的文件材料。 （2）本单位的文件材料。 （3）同级单位和非隶属单位文件材料。 （4）下级单位的文件材料。 2．不归档的文件材料 （1）上级机关的普发性文件、任免非本单位人员的文件、供参考的抄送件以及用于征求意见的未定稿文件等。 （2）本单位的重份文件、无参考利用价值的事务性文件等。 （3）同级机关和非隶属机关的不需要办理且无参考价值的文件等。 （4）下级机关不需要备案的文件以及仅供参阅的文件等。 模块八　档案管理训练 一、文件归档 （二）归档要求 1．归档的文件应齐全、完整； 2．遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用； 3. 卷内文件经过系统整理和编目； 4. 案卷封面填写清楚，案卷标题准确，案卷排列合理，编号无误； 5. 编