新编秘书实训课件第2版模块7文书处理训练(3614KB).pptVIP

模块七　文书处理训练 确定全宗及立档单位 文件归档 档案整理 故事-启迪 故事：　　　　　聪明的“亡羊补牢”之术 小何刚开始做文书处理工作时，对文书处理的手续掌握不严，文件的传、借全无记载。因此，工作不到三个月的时间，就有两次调不出文件来，影响了工作。事实使她认识到，文书处理工作是一项重要和细致的工作，要求从业人员具备一定的业务水平和办事能力；同时，要建立并严格执行文书处理制度，以保证工作质量。于是，她采取了一系列的措施： 首先，固定文书处理人员。由她们负责文件的工作，并专门设一个监管人员负责把关。 其次，建立了责任制。简化手续，只用收文簿和借阅卡片2种。具体做法是：来文在收文簿上登记，传阅文件交给该处室管理人，并在此簿上让收文人签字，并注明“已办”。借阅文件都要卡片。另外，建立时间制度。规定时间传、借文件，文件收回后，一般是即时归档，文件归档后，在收文簿上写“存”。在各方面的协作努力下，小何出色的完成了文书处理工作任务。 启迪： 任何一个机关或单位，在拟写对外、对内文件或处理收到的来文时，都必须经过一系列的文书处理的程序，才能达到对文件的有效管理。而文书处理程序就是指文件在机关或单位内部运转的一系列程序。 正确的文书处理程序要经过收文、发文两大进程，才能完成文书处理工作，为下一步的档案管理打下基础。 发文处理程序是指本机关或单位制发对外的文件和内部文件的处理程序。一般发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发。 收文处理程序分为两个阶段：从签收到登记，称为收进阶段；从审核到承办，称为阅办阶段。一般收文处理程序包括：签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办。另外，还有催办和注办。 与此同时，要将单位办理完毕的、具有备考保存价值的文件，转化为档案必须做好文件的归档工作。 第一部分　知识点介绍 知识结构图 模块七　文书处理训练 一、公文基础知识 （一）公文的分类 1．按行文关系划分有：下行文、上行文、平行文； 2．按性质作用划分有：命令性公文、决定性公文、呈请性公文、商洽性公文、记录性公文； 3．按公文处理时间划分有：平件公文、急件公文、特急件公文； 4．按阅知范围有：机密公文、内部公文及周知性公文。 模块七　文书处理训练 （二）公文的格式 1．眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。 2．主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。 3．版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。 一、公文基础知识 模块七　文书处理训练 （三） 归档程序 第一，档案部门首先要依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查； 第二，根据归档要求检查案卷的质量，对不合格的案卷，档案部门应要求文书部门重新返工整理； 第三，案卷检查合格后，填写案卷移交清单，双方履行签字手续。 第四，移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存查，另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。 一、公文基础知识 模块七　文书处理训练 1．通用文书 我国通用的公文共有13种： （1）命令（令）； （2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。 其外还有其它通用文书类型：（1）计划；（2）总结；（3）简报；（4）讲话稿； 2．商务文书 常见的商务文书有：（1）协议书；（2）招标书；（3）投标书；（4）可行性研究报告；（5）企业简介等。 二、文书的种类 模块七　文书处理训练 三、文书处理的内容和程序 （一）内容和要求 模块七　文书处理训练 （二）文书处理的程序 模块七　文书处理训练 签 收 登 记 审核分送 拟 办 批 办 承 办 催 办 承 办 草 拟 审 核 签 发 复 核 缮 印 用 印 登 记 分 发 平时归类 整理归档 第二部分　实践训练 一、实训指导 （一）实训目的 通过实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论、目的是使学生能亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工作。 （二）实训内容 通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写作相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以提高学生处理公文的能力。 模块七　文书处理训练 （三）实训准备 1．场地： 实训室或教室：场地布置成秘书办公室、领导办公室、会议室。 2．物品： （1）秘书室：电话、本子、笔、文件、收发文登记簿