为加强集团公司房屋地产开发档案归集与管理.doc

1 目的 为加强集团公司房地产开发档案归集与管理，为集团公司房地产开发质量管理活动提供服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合集团公司实际制定本管理制度。 适用范围 本制度适用于集团公司房地产开发档案资料的归集、传递、利用、保管、移交、销毁等各项管理工作，同时适用于集团公司存量房产档案的管理。集团公司房地产开发档案指集团公司房地产开发工程项目在立项策划、开发建设、商品房销售和存量房产销售与租赁等经济业务活动中直接形成的、对国家、社会和本企业具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。存量房产指集团公司通过购入或自建形成的房屋类固定资产。 编写依据 《中华人民共和国档案法》 《天津市城市建设档案管理规定》 《天津经济技术开发区工程建设档案管理暂行规定》 职责 4.1集团公司各类档案实行“统一管理、分散存放”办法。集团公司办公室对集团公司各类档案实行统一管理，统一提出各类档案管理的标准和要求。房地产事业部是集团公司房地产开发档案和存量房产档案的存放和归口管理部门。 4.2按照集团公司办公室档案管理的统一要求，房地产事业部设立档案室，设置档案管理工作岗位，配备档案管理人员，配置档案归集、整编、保存、检索、安全等设备设施，分管集团公司房地产开发类档案和存量房产档案。 4.3房地产事业部负责建立集团公司房地产开发档案和存量房产档案管理制度，办理集团公司房地产开发档案和存量房产档案的归集、整编、保存和安全管理业务，指导和检查集团公司各部门房地产开发档案管理业务的开展情况。项目部向城建档案馆以及房屋使用单位或物业管理公司移交有关档案资料。 4.4集团公司各部室、项目部、售楼中心均设档案兼职管理人员，负责房地产开发工程各过程项目立项策划、开发建设、商品房销售和存量房产销售与租赁等经济业务直接形成工程项目文件和质量记录的归集、整编、保存和移交工作。 5 内容 5.1 集团公司形成房地产开发档案的资料来源：工程项目文件和质量记录。 5.1.1工程项目文件主要包括13个类别： 5.1.1.1策划文件：项目建议书、可行性研究报告等； 5.1.1.2授权文件：法定代表人委任项目总代表的授权委托书等； 5.1.1.3政府文件：政府建设行政主管部门的批文批件、证照、配套证明等； 5.1.1.4设计文件：规划方案设计、扩大初步设计、施工图设计、人防设计等文件； 5.1.1.5监理文件：监理规划、监理实施细则和总监理工程师授权书等； 5.1.1.6施工文件：施工组织设计、施工方案、工程管理协调例会会议纪要、工地指示、洽商纪要、工程联系单、工程报告等； 5.1.1.7招标文件：工程造价咨询机构编制的招标标底、项目部审查意见等； 5.1.1.8合同文件：工程造价咨询机构审查的工程预算、项目部审查意见、本公司择优选择供方的采购情况说明、经济合同等； 5.1.1.9竣工验收与移交文件：验收会议纪要、备案通知书、房屋及设施验收单、建筑产品公共部位验收单、消防配套规划验收手续、与城建档案馆的工程档案交接单、与物业管理公司商品房和有关资料交接单等； 5.1.1.10商品房销售文件：天津市商品房买卖合同等； 5.1.1.11存量房产租售文件：存量房产产权证明、租赁合同等； 5.1.1.12计划文件：项目总体计划（质量计划、资金使用计划等） 5.1.1.13其他文件：以上类别未包括的工程项目文件。 5.1.2质量记录主要包括两部分: 5.1.2.1房地产开发工程建设过程中形成的各种记录表单；包括：立项策划、项目进件及审批形成的记录表单；项目施工前期、建设、竣工过程中形成的记录表单；与委托单位往来信函形成的记录表单；商品房销售和存量房产租售过程中形成的记录表单；落实安全管理工作过程形成的记录表单等。 5.1.2.2集团公司推行质量管理体系形成的各种记录表单；包括：质量管理体系文件发放、控制与修改形成的记录表单；与质量管理体系有关的培训工作形成的记录表单；开展管理评审、内部审核、顾客满意度调查活动形成的记录表单等。 5.2 集团公司存量房产档案包括： 5.2.1存量房产的《土地使用证》、《房屋所有权证》等产权证明文件； 5.2.2购入存量房产于建成时建设单位已移交城建档案馆的档案资料内容清单； 5.2.3购入存量房产于建成时由原建设单位保管的档案资料内容清单；房地产事业部应与原建设单位商洽将其取回，由集团公司保存或根据档案资料的性质移交城建档案馆保存。 5.2.4购入存量房产集团公司已有的其它档案资料。 5.2.5集团公司自建自用房屋类固定资产形成的工程档案资料；等等。 5.3商品房销售和存量房产销售与租赁经济业务形成的档案具体包括： 5.3.1商品房销售结束后《天津市商品房买卖合同》房地产开发企业留存联； 5.3.2 销售存量房产的《天津市房产买卖合同