公司物资采购管理方案.doc

公司零星物资采购管理制度 第一条 目的 为规范公司零星用物资采购工作流程，有效降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度所指采购物资为零星材料。 第三条 物资需求采购计划的分类 1、月度物资需求计划 2、紧急物资需求计划 第四条 采购的方式分类 1、固定厂商、长期报价采购 2、即时询价采购 第五条 采购物资付款方式分为 1、预付部分款项。 2、货到凭发票报销付款。 3、货到延期付款。 4、以上方式的结合。 第六条 职责 一、公司物采部： 1、审议批准《采购物资询议价报告表》。 2、审议批准《物资采购审批表》。 3、物资需求采购计划的审核。 4、采购物资的入库检验或验证。 5、采购物资年度按部门汇总。 二、需求部门 1、提报物资需求采购计划。 2、对于物资合理管理，做好出入的记录，每月或每季度交给物采部一份流水账。 第七条 采购程序 一、物资需求计划及发放程序 1、需求使用部门根据生产经营管理需求每月28日前填写《月度物资需求采购计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求采购计划》的物资，物资需求使用部门可随时及时填写《物资紧急需求计划》。 2、《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本部门负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。 二、物资采购审批程序 物采部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求采购计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经分管副总经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。 三、物资采购实施程序 1、物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。 2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。 3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经物采部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。 4、采购物资到公司后，需求部门提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。 5、检验或验证合格后，由物采部采购人员填写各类《物资入库验收单》，经检验或验证人员签字后物资登记入库。 四、采购物资付款工作程序 1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经财务总监审核，总经理批准后办理预付款手续。 2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经财务总监审核，总经理批准后办理报销付款手续。 第八条 规定与标准 1、物资需求采购信息传递规定 2、物资需求使用单位必须在《月度物资需求采购计划》或《紧急物资需求采购计划》上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。 3、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求(采购)计划》或《紧急物资需求采购计划》上注明相关事项。 4、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月度物资需求采购计划》或《紧急物资需求采购计划》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。 5、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知招采部，双方协商积极配合处理好有关事宜。 第九条 物资采购规定 1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。 2、物采部要严格遵守《供货商评价制度》，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。 3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。 4、若厂商报价的采购物资规格与《物资采购审批表》所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在《物资采购审批表》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门