电子公文制作注意要点.doc

电子公文制作注意要点 ⑴ 公文用纸：公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm乘297mm，公文版心尺寸为：156mm乘225mm(不含页码)。 ⑵ 秘密等级和保密期限：秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用 “★”隔开。 ⑶ 紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 ⑷ 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm;对于上报国家局的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm。发文机关标识使用方正小标宋简体体字，用红色标识。字号应小于22mm乘15mm。 ⑸ 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 ⑹ 签发人：上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；“签发人”用３号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。 ⑺ 公文标题：红色反线下空2行，用2号方正小标宋简体体字（注意不加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 ⑻ 公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。公文的正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字（如无法满足公章页有正文可适当调节）。数字、年份不能回行。 ⑼ 附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.…………”）；附件名称后不加标点符号。电子公文附件应单独发送，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（注：附件名称不加标点，表格附件不能不能跟在公文后边，一般附件都不生成Sep文件，要求打包发送。） ⑽ 成文日期：用汉字将年月日标全，成文日期与领导签发日期等同；注意：“○”的写法。（可在插入特殊符号中找到→特殊符号选好后要把它变成３号仿宋体）成文日期与正文间隔四行，日期的最后一个字与版心右侧边缘距离四个字。 ⑾ 印章：印章是公文生效的标志。一般除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空４字；加盖印章应上距正文2mm＿4mm，端正、居中，下压成文日期，下弧压在成文日期上。 特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 ⑿ 主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号方正小标宋简体字；词目之间空1字。（注：主题词的词目一般不超过5个，如果是自创的词目须在其后加“▲”此符号可在插入特殊符号中找到→特殊符号正规公文一般只能出现一次此符号） ⒀ 抄送公文：如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 ⒁ 印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文打印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 ⒂ 校对：位于印发机关和印发时间之下占1行位置；用3号仿宋体字，居右排列。校对人姓名右空1字。 ⒃ 版记中的反线：主题词、抄送、印发机关和印发时间、校对等要素之间都要有反线，且反线的长度一定要跟版心的宽度一致（切忌不能比版心的宽度窄）。 ⒄ 版记的位置：置于公文最后一页（即偶数页上）最后一行。正规公文一定要有页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。 - 2 - - 1 -