会议流程加全套表格.doc

一、会议流程加全套表格 第一节 会议前的准备工作 一、安排会议议题 会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由领导确定。秘书应做的工作是，根据领导的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提出建议，供领导决断。收集会议议题要注意提交会议讨论的问题是否集中，是否有必要提交会议。有些会议，如代表会议和代表大会的议题，要通过法定的程序来确定。 二、确定会议步骤 安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。 1.议程 议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。 2.程序 程序是对会议各项活动（如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等）按先后次序作出的安排。隆重的会议，对程序的设计十分讲究，要求甚严，并由领导审定。 3.日程 日程是对会议活动逐日作出的安排，是程序的具体化。 议程、程序和日程，是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，一旦确定，就不能随意更动。 三、拟定与会人员范围或名单 哪些人参加会议，须根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟定。拟定办法大致有以下５种： 1.有固定成员的例会 正副县长会、正副厂长会等，由于与会人员是固定的，只须根据议题的需要，另拟列席人员。 2.担任一定职务的人参加的会议 如省政府召开的厅局长会议、高校召开的系主任会议、公司召开的各部门经理会议等，其会议名称已确定了与会对象，只要按单位、按名单发通知就行。 3.与会代表须通过选举或推举产生的会议 如教书育人先进教师代表会议、员工代表大会等，秘书人员要提出一个关于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件的建议。 4.由单位指派出席人的会议 如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发听讲证，有时还要提出听讲者的条件。 5.对与会者有要求的会议 各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的要求。多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因有时牵涉到政策性的问题。 与会人员名单须报领导审定，人数从严控制，做到该参加者不漏，不该参加者不来。 四、办理会议报批手续 有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。 五、签发会议通知 签发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。 发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。 六、准备会议文件和材料 会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。当秘书人员将其交给领导时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和材料在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多少份，因个别代表可能丢了材料需要第二份，也可能临时增加了几位列席代表。另外，文件和材料分发时应注意：文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发；不要在会场上散发文件和材料，干扰会议；有保密性的文件、材料，要登记签收。 七、选择和布置会场 开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。 1.选择会场 选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须： (1)大小适中棗 太大显得松散，太小又显得小气。 (2)地点适中 尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。 (3)附属设施齐全棗 准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设备设施。 2.布置会场 会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛，如人民代表大会会场需隆重庄严，庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。 布置会场涉及主席台、会场形式（包括座位）、附属性设施（如上述）、装饰性设施（包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等）等。 大型会议的会场，大多设主席台，和与会人员成面对面形式。由于多在礼堂、会堂召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上下均可。如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。小型会议不用设主席台。 会场形式依会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，还要符合美学原理和与会者的审美观，