第四章采购与付款核算与管理综述.ppt

采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细帐的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。 供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况。 财务科接到验收单后，由主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。 应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。 出纳员付款后，在进货发票盖章“付讫”章。再转交会计记帐。 财务科的材料明细帐，定期与仓库的材料明细帐核对。 发现的问题： 仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需，也不宜发现供销科未经公司领导批准前，自行定货现象。 虽然要求材料采购按计划执行，但无相应的检查措施，加上对采购业务的批准与执行均由一个部门（供销科）来负责，因而缺乏必需的第三方控制及监督。 供销科未设立材料明细帐，不便于随时掌握材料的收发动态，不便于确定相适当的采购时间。 整改建议： 仓库填制的“请购单”该为“一式三联”。 采购业务的审批，应由生产计划科负责，供销科只负责材料的采购业务。 “请购单”的处理程序：A．仓库填写“请购单”后，交生产计划科审批。B．生产计划科审批后，一联留存，一联退回仓库备查，一联交供销科办理定货和采购手续。C．仓库将批准的“请购单”内容与原定的采购计划不一致的，由公司领导审查批准。 相应增加一份采购合同副本转给生产计划科，以便与批准的“请购单”相核对。 供销科增加一套材料明细帐（可只记数量），以便随时掌握材料的增减变动。 * * 选择供应商 2.供应商评价指标体系设置 现在，很多企业采用先进管理方法，设计供应商评价体系，即供应商的交货指标、服务指标、价格指标、质量指标以及各个指标的权重等，形成一个完整的评价体系，以此作为评价供应商的依据。 因此，系统应该增加供应商评价指标体系设置模块，其功能是允许管理者自定义评价指标的个数，并将具体指标通过屏幕输入系统保存在指标体系文件中 选择供应商 3.自动生成供应商排名 自动生成供应商排名模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供应商的实际信息（质量信息、交货信息、价格信息等），按照以下步骤进行排名： 获取供应商的评价值 计算每个指标的实际得分和相应的级别 根据权重计算每个供应商的总评估值 将结果保存在供应商排名文件中 采购订单管理 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议 或者经济合同。主要包括： 采购什么货物 采购多少 由谁供货 什么时间到货 到货地点 运输方式 价格、运费等 采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。 采购订单示例 采购订单管理 1.主要项目说明 订单号 必须输入，必须唯一。 订单日期 订单的编制日期，自动取系统当前日期， 可以修改。 计划周期 输入采购计划周期。 供货单位 输入或根据供应商排名文件选择供应商 到货地址 输入供应商编号后，系统自动从供应商 档案文件中取出相应的到货地址，并显 示在相应的位置。 业务员 输入负责该订单的采购业务员。 存货编号 输入采购货物的编号。采购货物的编号 可以输入，也可以根据存货档案选择相 应的存货，同一张采购订单上不可以输 入编号相同的存货。 采购订单管理 存货名称、规格型号、计量单位 当输入存货编号后，系统自动从存货档案文件中提取相应的存货名称、规格型号、计量单位，并显示在相应位置。 数量 这里指订购数量，必须录入且大于零。 单价 根据实际情况输入 金额 可以由数量乘以单价计算出，也可直接输入。 税率 根据实际情况输入，可输可不输。 税额、价税合计 不必录入，根据以下公式自动计 算出：税额=金额*税率 价税合计=金额+税额 状态 分为三种状态：计划输入状态，没有确认之前订单都处于输入状态；审核执行状态，表示订单已经成为正式协议或合同，订单的货物正在到货入库过程中；关闭状态，订单货物全部到货或订单不能继续执行。 采购订单管理 2.如何编制采购订单 编制采购订单的方法有三种： 录入采购订单。 根据请购单编制 根据供应商排名选择供应商 3.审核采购订单 采购订单编制后，必须由采购订单审核岗位对订单进行审核，审核通过方可进入采购订单文件，作为正式的采购订单。