ada4-01档案管理办法.doc

状态 受控号 文件号:ADA/4/01 作 业 文 件 档 案 管 理 办 法 版次:第 4 版 起草:沈鸿敏 王道利 审核:张星光 批准:李长顺 2003-03-31发布 2003-04-01实施 济南钢铁集团总公司 发布 修 改 履 历 版次 修改号 章节 条款 修改理由 和内容 修改人 审核人 批准人 修改 日期 实施 日期  目 录 1、 目的 1/7 2、 适用范围 1/7 3、 引用文件 1/7 4、 定义 1/7 5、 职责 1/7 6、 管理内容 1/7 7、 附录A 立卷标准 4/7 8、 附表1 记录清单 5/7 9、 附表2 档案检查记录 6/7 10、 附表3 档案销毁记录 7/7  1 目的 为了规范管理体系文件的归档管理，防止其损坏、变质和丢失，特制定本办法。 2 适用范围 本办法适用于管理体系文件的归档管理。 3 引用文件 3.1 QSP4-1 文件控制管理程序 3.2 冶金档案分类编号规则 3.3 济钢档案分类编号规则 4 定义 管理体系档案是指在管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 5 职责 5.1 档案处负责质量/安全/环境方针、目标、手册、程序文件、A类作业文件及总公司在体系外审、管理评审、内审中形成的文件和记录的档案管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅等。 5.2 档案处负责对各部门/单位的管理体系档案管理进行监督、检查和指导。 5.3 各部门/单位档案机构负责本部门/单位的管理体系档案的管理,内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅利用等。 6 管理内容 6.1 管理体系文件的归档要求 6.1.1 体系文件应符合档案管理的要求,达到准确、完整、规范。 6.1.2 体系文件应及时归档。 6.1.3 体系档案应做到立卷规范、保管安全、便于检索和利用。 6.2 档案库房的要求 6.2.1 各部门/单位根据需要配备符合标准要求的档案库房来保管体系档案。 6.2.2 库房标准 6.2.2.1 档案库房面积应该满足需要并留有一定的余地。 6.2.2.2 档案库房需要采取防光、防盗、防火、防潮、防温、防虫、防尘等措施。 6.2.2.3 档案库房保持通风良好,库房内保持相对湿度45%-60%,温度14-24℃,同时配备去湿机、空调器、排风扇及温湿度计等必要的设施。 6.2.2.4 档案库房宜采用白炽灯照明,不宜采用自然光源。 6.2.2.5 档案库房应配备充足的铁制橱架。 6.3 档案人员的配备 6.3.1 各部门/单位需配备专、兼职档案人员负责体系档案的管理,内容包括: A)收集管理体系文件 B)按标准对其整理立卷 C)编制必要的检索工具 D)负责档案的保管及库房的管理工作 E)负责档案的提供利用工作 F)会同有关部门对超过保管期限的档案进行鉴定销毁 6.3.2 专、兼职档案人员必须经过专业培训方可上岗。 6.4 管理体系档案的归档见《文件控制管理程序》。 6.5 档案的立卷 专、兼职档案人员应按立卷标准对质量/安全/环境体系档案进行立卷,立卷标准见附录A。 6.6 档案的保管 6.6.1 档案员负责保管档案,定期检查库房条件,做好库房温湿度记录。 6.6.2 档案员定期检查档案情况, 发现问题及时采取补救措施并做好记录。 6.7 档案的借阅 6.7.1 档案员负责档案的借阅,体系档案的借阅应按规定办理借阅手续,并做好借阅记录，对过期不归还者予以催还。 6.7.2 归还档案时,档案人员清点张数,检查是否有损坏和丢失的情况,如有损坏和丢失的情况及时采取补救措施。 6.7.3 超期档案的处理 管理体系档案应按规定的保管期限进行保管,对超过保管期限的档案由档案人员会同有关部门对其鉴定、销毁，同时做好销毁记录。 6.8 记录 本办法所需的记录见附表1 附录A: 立 卷 标 准 1) 立卷原则 A) 按问题进行立卷 B) 同一卷的文件材料应当符合文件材料的形成规律 C) 文件之间应具有有机联系 D) 立卷后便于检索和利用 2) 立卷程序 A) 按年度将文件材料分开 B) 按问题将文件材料分开 C) 按保管期限将文件材料分开 D) 案卷内文件材料按重要程度排列 3) 立卷要求 A) 卷内文件材料排列有序,编目清楚,填写卷内文件目录及备考表。 B) 案卷采用三孔一线装订法,装订前应去掉金