办公室管理课件.ppt

职工培训核心模块《办公室管理》 中国人民大学教授、博士生导师 管理学博士 胡鸿杰 引子:关于《办公室管理》 Academy Awards 美国电影艺术科学院奖 Cambridge Career Awards In Office Administration 剑桥办公管理国际职业证书 中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目 考试内容与等级 1 课程基本思路 认识办公室管理领域 明确办公室管理内容 寻找办公室管理方式 第一讲 认识办公室管理领域 你可以离开 办公室生存吗？ 如果不行，那就 让彼此认识 一下吧！ 课程基本思路 什么是办公室？ （非野外—空间—组织） 办公室研究的基本路径 随机问题 你在办公室都做些什么？ 这些事情与哪些部门发生联系？ 你与这些部门是怎样一种关系？ 这些“关系”如何正确表述？ 如何根据各自的“位置”规范行为？ 办公室是什么？ 社会组织为实现基本功能而设置的内部机构。主要负责社会组织的内部管理。 办公室的基本功能具有综合性、层次性、程序性和终局性等特点。 办公室还可以理解为一个活动空间。 办公室管理与秘书工作等的差别。 在我国《秘书职业资格证书》标准中， 将“秘书”定义为“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员”。实际上对应的是广大的办公室工作人员，并不只是狭义的秘书。 办公室环境的基本功能 对办公室人员的身心（情绪、士气、满足感和健康等）产生影响； 随着这种影响的持续和加强，环境因素会与办公室人员的行为发生关系； 这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用。 人类工程学就是研究环境因素与人的情绪、行为及其效果的关系的科学。 办公室环境的基本要求 方便安全 办公室布局、人员和信息物品的安全 舒适整洁 光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置 和谐统一 人与人之间、人与物之间、物与物之间 第二讲 明确办公室管理内容 管理活动的基本内容 计划 组织 控制 在办公室的实际工作中表现为： 参与政务、处理事务、搞好服务。具体包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、信息处理等等 。 办公室的基本职责 办公室是社会组织的内部管理机构；而管理就是决策（西蒙语）。 决策是领导的职责；办公室是领导的辅助机构； 办公室的基本职责是辅助决策： 包括信息的选择与管理 （这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一：信息、督查和日常工作） 第三讲 寻找办公室管理方式 现场的方式 会议的方式 文件的方式 一、现场的方式 现场的方式 现场管理的目的就是有效地传递管理意图，它主要是通过管理者的讲述、倾听和解决问题来实现的 。 具体表现为 现场的方式（一） 管理者讲述，就是向被管理者传递管理意图，是一种信息自上而下单向传递的过程，因此必须选择一种被管理者容易接受的方式来进行。 （1）要用简单、明确的语言说明管理意图； （2）将管理意图同被管理者的职责和切身利益联系起来； （3）如果有可能，要尽量说明基本要求； （4）提出对完成管理意图的建议；等等。 现场的方式（二） 倾听就是了解被管理者对管理意图的见解，是一种信息双向传递的过程。作为管理者，要努力做到： （1）耐心地把对方的话听完。 （2）注意听话时的表情。 （3）管理者的语言表现。 现场的方式（三） 解决问题就是在管理者力所能及的情况下，帮助被管理者消除对管理意图的种种疑问；在通常情况下，主要是对讲述中（3）（4）的一种合理延伸，并注意： （1）要确定问题中的关键部分； （2）重申解决问题的条件； （3）提出（或商议）解决问题的可行 方案； （4）商定实施计划的细节。 二、会议的方式 凡是那种有共同的议题，有公认的组织者的三人以上的正式聚会便可以被称为会议 。 （1）有共同的议题 （2）有公认的组织者 （3）有三人以上的正式聚合 那么，你为什么要开会呢？ 适于开会的情况 从其他人那里获取信息和建议； 让其他人参与解决问题或制定决策； 调查不明情况或有问题需要向其他人澄清； 有重要事情需要把大家集中到一起传达； 大家自己要开会； 有问题涉及多个部门，需要协调解决。 因此，会议具有决策、分权、交流、协调、显示和晓喻功能。 ? 三、文件的方式 公文是一种管理方式 文书≥ 文件> 公文 法定的制发者; 组织与个人 公认的权威和效用; 范围与时间 特定的体式和处理程序 结构与流程 ppt#6. 公文的功用 公文