档案统计教学PPT要点.ppt

格式如下：总 登 记 薄 案卷目录号 案卷目录名称 所属年度 案卷收入 案卷移出 （或销毁） 目录中 现有数量 备注 移入日期 目录中数量 实收数量 移出日期 移往何处 移出原因与文据 数量 米 卷 米 卷 米 卷 米 卷 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 4．档案收进移出登记表 日期 部门名称 经办人姓名 变动原因 （收进或移出） 变动案卷数 库存案卷累计数 永久 长期 短期 合计 永久 长期 短期 合计 二、档案馆的登记和统计工作 档案馆常规统计工作有： （一）收进登记薄 顺序号 收到日期 移交单位 接收材料依据 全宗名称 所属年代 数量 档案状况说明 全宗号 备考 卷 米 （二）全宗名册 全宗名册是用来统计档案馆保存档案的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记表册发。格式如下： 全宗号 全宗名称 案卷目录起止号 起止年代 档案数量 其 中 存放位置 初次入馆日期 移出说明 卷 米 永久 % 长期 % （三）案卷目录登记薄 案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号的表册。格式如下： 全宗号 案卷目录号 目录 名称 所属 年代 案卷 数量 目录 页数 目录 份数 保管 期限 移出 说明 备考 （四）档案馆基本情况表（即国家档案局制发的档统3表） 用表格的形式将档案馆的基本情况统计出来，上报上机主管部门，以指导下一年的档案工作。 比如：馆藏全宗187个，馆藏档案118920卷1595米，按件归档案23977件181米。声像档案64盘，照片档案13164张，底图7589张，光盘138张，缩微卷片10000幅（438米），图书资料14453册（其中地方资料1131册）。破产转制企业寄存档案112991卷（册）。2007年度，县档案馆共接待利用档案2425人次、7936卷（件）次，其中，公民个人利用1500多人次、2500卷（件）次。 三、统计报表的编制 统计报表就是档案室、档案馆以及下级档案事业管理机关，按照统一的规定向上级以表的形式报送档案统计资料。 下面以国家档案局制发的档统4表为例，说明编制统计报表的方法。 大型工业企业档案工作基本情况表 档统4表 制发机关：国家档案局 20 年度 国家统计局 填报单位： 机构 定编 现有专职人员（人） 兼 职 人 员 保存资料 现有库房面积m2 总计 年龄 文化程度 档案专业程度 干部专业技术职务 种 册 五十一岁以上 三十六岁至五十 三十六岁以下 大学毕业 高中 初中及以下 大学毕业 中专 职 业 高 中 训 练 班 研究馆员 副研究馆员 馆员 助理馆员 管 理 员 中专 普通高中 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 合计 档案室 档案馆 另外，还有档案数量、档案借约利用情况、本年编研档案资料、设备（台）等。统计时注意： 1．要认真阅读说明和指标解释，了解指标的含义、范围、计算方法，指标之间的关系，等。如表中“现有专职人员”是指企业档案部门的全部固定职工； 2．使用的计量单位应该符合要求，如“现有库房面积”“档案数量”的内容和计量单位都作规定和说明。 3．以前档案数量常用“卷”来计量，但由于卷的厚度不同，因此不太准确，现逐渐采用国际做法，采用“米”做单位 四、档案事业管理机关的统计工作 各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况，应该具体、精确、系统地了解，以便根据上级的指示结合所属地区、单位的实际情况，进行业务指导工作。 档案事业管理机关的统计工作，一方面依靠所属档案馆（室）填报登记、统计报表和卡片，另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析，按照工作需要拟制填写其他统计表。 档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表等，以后随时补充。还可以进行综合统计：档案机构、人员情况、档案数量与状况、档案提供利用情况等等。 档 案 统 计 表 类 别： 序 号 年 度 数 量 保 管 期 限 备 注 卷 张 永 久 长 期 短 期 小计 （1）全宗卡片。它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式。卡片由档案馆填写，并向档案事业管理机关报送。档案事业管理机关收到全宗卡片后，要进行全面检查，然后按档案馆集中，以全宗顺序号排列保管。 （2）全宗变化情况年度报表。档案馆向档案事业管理机关报送全宗卡片后，每年应向档案事业管理机关报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案事业管理机关将报表反映的情况填在全宗卡