档案管理培训课件要点.ppt

秀山博运物流有限公司 档案管理人员培训 二0一四年七月十日 第一部分：档案与档案工作概述 ◆档案概述 ◆档案工作概述 ◆从事档案工作应注意的几个问题 第二部分：文书档案管理 ◆档案的收集 ◆档案的整理 ◆档案的鉴定 ◆档案的编研与利用 ◆档案的统计与保管 第二部分：文书档案管理 一、档案的收集 1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。 归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。 《归档文件整理规则》简介 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：指归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附 件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件， 报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一 件。 第三部分：电子文件管理 ◆电子文件概述 ◆电子文件管理 ◆电子文件的鉴定与归档 ◆电子文件保管与利用 第三部分：电子文件管理 一、电子文件概述 1、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码 形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传 送的文件。 具备文件构成三要素：内容、背景、结构。 第四部分：几种专门档案的管理 ◆人事档案管理 ◆会计档案管理 ◆教学档案管理 第四部分：几种专门档案的管理 一、人事档案管理 1、人事档案和人事档案工作 （1）人事档案 是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 由干部（公务员）、职员、工人、学生、军人档案构成。 3、档案鉴定工作的制度和程序 （1）制度： 制发鉴定档案的标准文件； 档案鉴定工作的组织领导：“三结合” 鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员； 销毁档案的批准和监销制度 （2）鉴定方法：直接鉴定法 （3）销毁清册 五、档案的档案的编研与利用 1、档案的编研 （1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。 （2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类： 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等 （3）档案参考资料的主要种类： 大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。 2、档案的利用 （1）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 “档案利用”——档案部门 “利用档案”——利用者 (2)档案提供利用的基本途径和方式 档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副 本或复制品;提供档案信息加工品. 档案提供利用的方式: 阅览服务； 外借服务； 展览与陈列服务； 制发档案复本服务； 制发档案证明服务； 档案目录信息服务； 档案咨询服务。 六、档案的统计 1、档案的统计： （1）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 （2）步骤：统计调查、统计整理、统计分析。 （3）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等 2、电子文件的种类 （1）文本文件 （6）声音文件 （2）数据文件 （7）程序文件 （3）图形文件 （8）“多媒体文件” （4）图像文件 （9）“超文本文件” （5）影像文件 3、电子文件的特点 （1）信息的非人工识读性 (2) 系统依赖性 (3) 信息与特定载体之间的可分离性 (4) 信息的易变性 (5) 信息存储的高密度性 (6) 多种信息媒体的集成性 (7) 信息的可操作性 二、电子文件管理 1、电子文件管理原则 （1）全程管理原则 （2）前端控制原则 （3）集成管理原则 （4）动态管理原则 （5）注重效益原则 2、电子文件的管理模式 （1）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。 （2）档案馆管理模式：分布式；集中式。 （3）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。 3、电子文件管理的法规、制度与标准 （1）目前暂与纸质文件、档案管理