档案文件信息化管理要点.ppt

* * 1、提高对电子文件管理工作的认识。2、建立科学、规范的协调、管理机制。3、加强规范、标准、制度的制订。4、加大宣传培训力度。5、建立电子文件考核和监督体系。 小结 谢谢！ * * * * * * * 国内： 近年来，我国在电子文件管理领域做了大量的探索和推进工作，取得了长足进步。但是，由于各方面的原因，目前我们对电子文件还远未达到应有的认知和重视，尚未建立科学、高效的电子文件管理体系，数以亿计的电子文件还没有得到妥善保管，处于失控、失存、失信、失用、失密的危险状态，并可能引发多重社会风险。 一是积极开展研究工作。2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2007年5月，中国档案学会和中国人民大学信息资源管理学院共同向中国科学技术协会申报了“电子文件管理机制研究”课题，得到了中国科协及评审专家的充分认可，并获得重点立项与资助。2007年12月，课题顺利通过验收鉴定，获得来自信息化部门、国家档案局、图书情报界等多领域专家的鼓励和认可。中国科协党组书记邓楠非常重视这一课题，亲自签署研究报告上报中央，温家宝总理对中国科协提交的这份研究报告给予了充分肯定并作出重要批示。 二是制定相应管理办法。2009年12月中办《电子文件管理暂行办法》出台，将电子文件管理已经进入了国家层面的视野。《办法》对于电子文件的管理原则和管理要求进行了说明，要求电子文件进行全过程管理，规定了电子文件管理的机构和职责，明确提出由多个相关部门共同组成电子文件管理联席会议，规定了相应的职责以及保障措施，并要求各地区根据自身情况进行机构设置。《办法》还要求电子文件形成单位在开展信息化规划、业务规划的同时，应同步规划电子文件管理工作，提出了电子文件管理应当纳入电子政务工作的基础范畴，而不是事后补充。各部门的联动参与与规划的纳入，都表明我国政府在电子文件管理的发展思路上充分借鉴发达国家的经验，并积极向其靠拢的态势。 三是成立相应的管理机构。国家层面上由中共中央办公厅牵头成立了全国电子文件管理部际联席会议，各省市都成立了由省委办公厅牵头的电子文件管理协调小组。 四是探索电子文件中心建设。目前国内不少地区的档案馆在探索电子文件中心建设。由于我国的信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段，从我们对全国大范围内调查结果看，目前尚无一家机构和档案馆建成了真正意义上的电子文件中心。目前，杭州的电子文件中心建设，在建设思路上与中办的要求比较吻合，得到了中办和各地的广泛关注。但是，在电子文件管理方标准规范方面，国内已经有了不少研究成果。主要有： 《GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范》； 《GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》； 《GB/T23286.1-2009 文献管理长期保存的电子文档文件格式 第一部分：PDF 1.4（PDF/A-1）的使用》； 《GB/Z23283-2009 基于文件的电子信息的长期保存》； 《DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案》； 《DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求》； 《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * （一）说明文件命名为“说明文件.TXT”，一份载体只有一个说明文件，存放本张载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。 （二）目录文件命名为“目录文件.XML”及“案卷目录.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述（将标识中的“文件”二字改为“案卷”），每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。目录文件XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、”GB2312”、“UTF-8”）： <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?> <文件列表> <文件> <顺序号> </顺序号> <档号> </档号> <责任者> </责任者> <题名> </题名> <日期> </日期> <密级> </密级> <电子档案名称> </电子档案名称> <备注> </备注> </文件> ……… <文件>